Weihnachtsfeier für kleine Teams (bis 30): Ideen & Catering

1. Warum kleine Runden andere Regeln haben

Eine Weihnachtsfeier für kleine Teams ist kein kleines Firmenfest. Sie ist ein eigenes Format. Bis 30 Personen passen an einen Tisch oder an zwei Tische nebeneinander. Damit hört jeder jeden, und die Runde bleibt zusammen.

Das ändert die Planung. Eine Bühne braucht Abstand und Technik. Bei 20 Personen wirkt sie leer, und die Rede ins Mikrofon kippt die Stimmung. Ein Satz im Stehen am Tisch reicht.

Auch ein Buffet mit Stationen passt schlecht. Stationen leben davon, dass sich die Schlange verteilt. Bei 20 Gästen steht niemand an, und das Team läuft nur hin und her. Essen am Platz oder in der Mitte des Tisches hält alle sitzen.

Ein Programm ist nicht nötig. In kleinen Runden trägt das Gespräch den Abend. Quiz, Band und Fotobox füllen Lücken, die bei 20 Personen nicht entstehen. Für Gruppen ab 100 Personen gilt das Gegenteil, wie unser Beitrag zur Weihnachtsfeier für große Teams zeigt.

‍

2. Formate, die bei bis zu 30 Personen funktionieren

Fünf Formate tragen eine kleine Runde. Sie unterscheiden sich im Aufwand und im Preis, nicht in der Qualität. Alle fünf kommen ohne Bühne aus.

Das Menü am langen Tisch ist die klassische Wahl. Drei Gänge, feste Plätze, Service am Tisch. Der Abend hat einen Takt, und niemand muss aufstehen. Für 12 bis 24 Personen ist das die ruhigste Variante.

Family-Style stellt die Schüsseln in die Mitte. Jeder nimmt sich selbst und reicht weiter. Das löst die Steife eines Menüs und hält trotzdem alle am Platz. Wie das Format im Alltag läuft, zeigt unsere Übersicht zu Ideen und Formaten für den Team-Lunch.

Raclette oder Fondue ist das günstigste warme Format. Jeder kocht am Tisch, und der Abend dauert von selbst drei Stunden. Es braucht Strom am Platz und ein Gerät für je vier bis sechs Gäste. Für Büros mit eigener Küche ist das die einfachste Lösung.

Ein Kochevent macht das Essen zum Programm. Das Team kocht in Gruppen und isst danach zusammen. Der Preis steigt, weil Küche, Kursleitung und Zutaten zusammenkommen. Für Teams, die sich neu sortiert haben, lohnt der Aufwand.

Ein Restaurant mit eigenem Raum spart die ganze Logistik. Kein Aufbau, kein Abbau, keine Anlieferung. Der Haken ist der Mindestumsatz, den das Haus für den Raum ansetzt. Wie die Formate kalkuliert sind, rechnet unser Beitrag zu Formaten und Preisen beim Weihnachtsfeier-Catering vor.

‍

3. Was es pro Kopf kostet

Der Rahmen für eine Weihnachtsfeier liegt bei 40 bis 70 € pro Person brutto für einfach, 60 bis 110 € für Standard und 120 bis 200 € für gehoben. Kleine Runden liegen im oberen Teil jeder Stufe. Der Grund sind Fixkosten, die sich auf wenige Köpfe verteilen.

Grafik 1: Weihnachtsfeier bis 30 Personen, Preis pro Person brutto nach Format. Raclette oder Fondue 45 bis 75 €, Family-Style 55 bis 90 €, Restaurant mit eigenem Raum 65 bis 120 €, Menü am langen Tisch 70 bis 110 €, Kochevent 90 bis 140 €.

Raclette oder Fondue liegt mit 45 bis 75 € pro Person am unteren Rand. Family-Style folgt mit 55 bis 90 €. Ein Restaurant mit eigenem Raum kostet 65 bis 120 €, weil Miete und Service schon im Preis stecken.

Das Menü am langen Tisch liegt bei 70 bis 110 € pro Kopf. Ein Kochevent kostet 90 bis 140 €, weil Küche und Kursleitung dazukommen. Für 20 Personen bleiben beide Formate unter 3.000 € gesamt.

Der Freibetrag für die Betriebsveranstaltung liegt bei 110 € brutto pro Person, für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Menü und Kochevent kratzen an dieser Grenze. Getränke, Fahrt und Deko zählen mit hinein.

4. Location und Termin für kleine Gruppen

Beim Raum haben kleine Gruppen den leichteren Stand. Ein Nebenzimmer für 20 Personen gibt es in fast jedem Restaurant. Ein Saal für 200 Gäste ist in Berlin oder München früh weg.

Grafik 2: Vorlauf für die Buchung nach Größe der Gruppe, in Wochen. Bis 10 Personen 6 Wochen, 11 bis 30 Personen 10 Wochen, 31 bis 60 Personen 16 Wochen, 61 bis 100 Personen 20 Wochen, über 100 Personen 26 Wochen.

Gute Locations in Großstädten sind vier bis sechs Monate vorher ausgebucht. Das sind 16 bis 26 Wochen, und es trifft die großen Häuser. Für eine Runde bis 30 Personen reichen 10 Wochen. Bis 10 Personen findet sich 6 Wochen vorher noch ein Tisch.

Das ideale Fenster liegt zwischen dem 28. November und dem 18. Dezember. Donnerstag und Freitag sind zuerst vergeben. Kleine Runden bekommen dann noch einen Dienstag oder Mittwoch. Warum ein früher Zugriff trotzdem Geld spart, zeigt unser Beitrag zum frühen Buchen der Weihnachtsfeier.

Drei Arten von Raum passen zu kleinen Teams: das Nebenzimmer im Restaurant, die eigene Küche im Büro und der Raum in einer Kochschule. Alle drei haben Heizung, Strom und Toiletten schon dabei. Eine leere Halle bringt für 20 Personen nur Arbeit.

‍

5. Wo kleine Feiern trotzdem teuer werden

Vier Posten treffen kleine Runden härter als große. Sie stehen selten im ersten Angebot. Alle vier hängen nicht an der Zahl der Gäste.

Der Mindestbestellwert kommt zuerst. Viele Caterer starten bei 500 bis 1.500 € pro Lieferung. Bei 20 Gästen und 30 € Essen pro Kopf sind das 600 €. Liegt die Grenze bei 1.000 €, füllt das Team 400 € auf, ohne mehr zu bekommen. Richtwerte dazu stehen in unserem Beitrag zum Mindestbestellwert beim Catering.

Die Miete für den Raum fällt auch bei kleiner Runde an. Ein Nebenzimmer kostet 300 bis 600 € für den Abend. Bei 20 Personen sind das 15 bis 30 € pro Kopf. Bei 100 Personen wären es 3 bis 6 €.

Servicekräfte haben eine Mindestzahl an Stunden. Üblich sind vier Stunden zu 40 bis 55 € pro Stunde. Eine Kraft kostet damit 160 bis 220 €, auch wenn sie nur zwei Stunden gebraucht wird. Was Personal im Detail kostet, zeigt unser Beitrag zu Kosten für Servicepersonal beim Catering.

Dazu kommt die Anfahrt. Sie liegt pauschal bei 60 bis 120 €. Ein Rechenbeispiel zeigt den Effekt: Miete 500 €, Anfahrt 90 € und eine Servicekraft für 180 € ergeben 770 € an Fixkosten.

Bei 20 Gästen sind das 38,50 € pro Kopf. Bei 100 Gästen sind es 7,70 €. Der Unterschied liegt bei rund 31 € pro Person, bevor das erste Gericht auf dem Tisch steht. Diesen Effekt gleicht kein Rabatt aus.

Zusatzwünsche schlagen bei kleinen Runden härter durch. Eine Deko für 200 € verteilt sich auf 20 Köpfe, das sind 10 € pro Person. Eine zweite warme Linie für drei vegane Gäste löst einen Aufschlag aus. Solche Punkte gehören vor der Zusage ins Angebot.

‍

6. Planung und Anfrage

Sechs Angaben machen jede Anfrage vergleichbar: Datum, Zahl der Gäste, Format, Budget pro Kopf, Ort und Endzeit. Bei kleinen Runden kommt eine siebte dazu: die Zahl der Gäste mit besonderem Essen. Mit diesen Zeilen antwortet ein Caterer in zwei Tagen.

Dazu vier Fragen an den Anbieter: Höhe des Mindestbestellwerts, Zahl der berechneten Stunden pro Servicekraft, Preis der Anfahrt und Frist für eine kostenfreie Absage. Jede Antwort gehört ins Angebot, nicht ins Telefonat.

Der Zeitplan bleibt kurz. 10 Wochen vorher steht der Raum. 6 Wochen vorher stehen Menü und Getränke. 2 Wochen vorher geht die feste Zahl der Gäste raus.

Eine volle Liste steht in unserer Checkliste für die Weihnachtsfeier. Für den Abend selbst lässt sich passendes Event-Catering für Firmenfeiern in einem Zug anfragen.

Fazit

Kleine Teams brauchen keine Bühne und kein Programm. Bis 30 Personen tragen ein Tisch und ein warmes Gericht den Abend. Menü am langen Tisch, Family-Style, Raclette, Kochevent und Restaurant mit eigenem Raum decken alle Fälle ab, zu 45 bis 140 € pro Person brutto.

Beim Geld gilt: Je kleiner die Runde, desto stärker drücken die Fixkosten. 770 € für Miete, Anfahrt und Personal sind bei 20 Gästen 38,50 € pro Kopf und bei 100 Gästen 7,70 €. Deshalb gehören Mindestbestellwert, Mindeststunden und Anfahrt in die erste Mail an den Caterer.

‍

FAQ

‍

Was kostet eine Weihnachtsfeier für kleine Teams pro Person?

Raclette oder Fondue 45 bis 75 €, Family-Style 55 bis 90 €, Restaurant mit eigenem Raum 65 bis 120 €, Menü am langen Tisch 70 bis 110 €, Kochevent 90 bis 140 €. Alle Werte sind brutto pro Person. Für 20 Personen bleiben alle Formate unter 3.000 € gesamt.

‍

Welches Format passt zu 20 Personen?

Ein Menü am langen Tisch oder Family-Style. Beide halten alle Gäste am Platz. Ein Buffet mit Stationen braucht Verteilung und läuft bei 20 Gästen ins Leere. Raclette passt, wenn Strom am Platz liegt.

‍

Wie früh muss eine kleine Gruppe buchen?

Eine Runde bis 30 Personen findet 10 Wochen vorher einen Raum. Bis 10 Personen reichen 6 Wochen. Große Häuser für 100 Gäste und mehr sind vier bis sechs Monate vorher weg, also 26 Wochen. Das Fenster liegt zwischen dem 28. November und dem 18. Dezember.

‍

Warum ist der Preis pro Kopf bei kleinen Runden höher?

Weil Miete, Anfahrt und Personal fix sind. 500 € Miete, 90 € Anfahrt und 180 € für eine Servicekraft ergeben 770 €. Bei 20 Gästen sind das 38,50 € pro Kopf, bei 100 Gästen 7,70 €. Die Lücke von rund 31 € steht vor dem ersten Gang.

‍

Braucht eine kleine Weihnachtsfeier ein Programm?

Nein. Bis 30 Personen trägt das Gespräch den Abend. Ein Kochevent für 90 bis 140 € pro Kopf ersetzt das Programm, wenn es eines sein soll. Eine Band lohnt erst ab 60 Gästen.

‍

Worauf ist beim Mindestbestellwert zu achten?

Auf die Höhe und auf das, was zählt. Viele Caterer starten bei 500 bis 1.500 € pro Lieferung. Bei 20 Gästen und 30 € pro Kopf kommen 600 € zusammen. Getränke und Personal zählen nicht immer mit, deshalb gehört die Frage in die Anfrage.