Last-Minute-Weihnachtsfeier: was jetzt noch buchbar ist
1. Was im November noch realistisch geht
Der Kalender ist im November nicht leer, er ist nur anders sortiert. Das ideale Fenster für die Weihnachtsfeier liegt zwischen dem 28. November und dem 18. Dezember. Gute Locations in Großstädten sind vier bis sechs Monate vorher ausgebucht. Eine Suche im November ist also eine Suche in den Resten dieses Fensters.
Vergeben sind die Freitage im Kernfenster. Vergeben ist auch der zweite Samstag im Dezember. Offen sind die Termine, die niemand zuerst nimmt: Dienstag, Mittwoch und Donnerstag, dazu Termine am Mittag und die erste Woche im Januar. Diese Termine sind nicht zweite Wahl, sie sind nur weniger beliebt.
Bei den Räumen kippt das Bild ebenso. Die großen Häuser mit eigener Küche sind voll. Frei sind kleinere Räume, Restaurants mit einem Nebenraum und das eigene Büro. Für 20 bis 60 Personen ist die Auswahl im November größer als für 150.
Damit ändert sich der Ton der Anfrage. Statt eines festen Datums geht eine Liste mit drei Terminen raus. Statt einer festen Location fragt man zwei Formate parallel an. Warum der Markt so früh dicht ist, zeigt unser Beitrag zum frühen Buchen der Weihnachtsfeier.
2. Fünf Stellschrauben, die kurzfristig Termine öffnen
Fünf Größen steuern, ob es noch klappt. Die erste ist der Wochentag. Ein Dienstag im Dezember hat rund sieben Mal so viele freie Räume wie ein Freitag. Der Abend wird davon nicht schlechter. Nur der Morgen danach ist unbeliebter.
Die zweite Größe ist die Uhrzeit. Ein Start am Mittag trifft auf freie Häuser, der Start am Abend auf volle. Eine Feier am Mittag dauert drei statt fünf Stunden. Sie kostet weniger und viele Gäste bleiben länger, weil die Fahrt nach Hause früher am Tag liegt.
Die dritte Größe ist der Monat. Ein Winterfest in der ersten Januarwoche findet fast jeden Raum frei. Die vierte Größe ist die Lage. Zehn Minuten mit der Bahn aus der Mitte heraus öffnen Räume, die im Zentrum längst vergeben sind.
Die fünfte Größe ist die Zahl der Gäste. Ein Raum für 40 Gäste findet sich in zwei Tagen, einer für 150 nicht mehr. Zwei kleine Runden nacheinander sind kurzfristig leichter als eine große. Passende Ansätze sammelt unser Beitrag zu Ideen für das Teamevent zum Jahresende.
3. Verfügbarkeit nach Termin
Die folgenden Werte sind Richtwerte aus Berlin und München, Stand Anfang November. Sie zeigen, wie viele passende Räume für den jeweiligen Termin noch frei sind. Sie ersetzen keine Anfrage, aber sie sortieren die Suche.
Grafik 1: Anteil der noch freien Locations Anfang November, je Termintyp, in Prozent. Freitag im Kernfenster 5 Prozent, Samstag im Kernfenster 15 Prozent, Dienstag bis Donnerstag 35 Prozent, Mittwoch mittags 60 Prozent, erste Januarwoche 80 Prozent.
Der Sprung von 5 auf 35 Prozent kostet nur einen Wochentag. Das ist der billigste Tausch in der ganzen Planung. Vom Freitagabend zum Mittwoch am Mittag steigt die Auswahl sogar um das Zwölffache.
Die erste Januarwoche liegt mit 80 Prozent fast im Normalzustand. Sie liegt außerhalb des Fensters vom 28. November bis 18. Dezember, dafür sind die Preise niedriger und das Team ist ausgeruht. Was ein Abend insgesamt kostet, ordnet unser Überblick zu den Kosten der Weihnachtsfeier ein.
Weihnachtsfeier kurzfristig anfragen
- Drei mögliche Termine in einer Mail
- Preis pro Kopf brutto inklusive Getränken
- Zuschlag für Express klar ausgewiesen
- Frist für eine kostenfreie Absage
4. Formate, die kurzfristig funktionieren
Vier Formate laufen auch bei knapper Zeit. Das erste ist die Feier im eigenen Büro. Der Raum ist sicher, die Technik steht, es fehlt nur das Essen. Ein Caterer liefert mit einem Vorlauf von zehn bis vierzehn Tagen, in kleinen Runden auch schneller. Wie das im Detail läuft, zeigt unser Beitrag zur Weihnachtsfeier im Büro.
Das zweite Format ist das Restaurant mit eigenem Raum. Für 20 bis 50 Gäste gibt es unter der Woche noch Nebenräume. Der Preis pro Kopf steht fest, das Personal ist im Haus, die Küche ohnehin. Der Nachteil liegt beim Menü, denn die Auswahl ist knapp und die Runde sitzt fest.
Das dritte Format ist die Feier am Mittag. Sie beginnt gegen Mittag und endet am späten Nachmittag. Das Essen ist leichter, die Getränke sind günstiger und der Raum ist zu dieser Zeit fast überall frei. Für Teams mit langer Anfahrt ist dieser Termin sogar der bequemere.
Das vierte Format ist das Winterfest im Januar. Es nutzt freie Räume, ruhige Küchen und niedrige Preise. Als Start ins Jahr mit Rückblick und Ausblick hat es einen eigenen Anlass. Wie so ein Termin aufgebaut wird, zeigt unser Beitrag zu Neujahrsempfang und Kickoff.
5. Was der späte Start kostet
Der späte Start kostet Geld, aber weniger als befürchtet. Die Spanne pro Kopf brutto liegt bei diesen vier Formaten zwischen 40 und 100 €. Zum Vergleich der Rahmen für eine Weihnachtsfeier: einfach 40 bis 70 €, Standard 60 bis 110 €, gehoben 120 bis 200 € pro Person.
Grafik 2: Preis pro Kopf brutto je Format bei kurzfristiger Buchung. Feier im Büro 45 bis 75 €, Restaurant mit eigenem Raum 60 bis 100 €, Feier am Mittag 40 bis 70 €, Winterfest im Januar 55 bis 95 €.
Die Aufschläge entstehen an drei Stellen. Ein Zuschlag für Express liegt bei 10 bis 20 Prozent, wenn der Vorlauf unter zehn Tagen fällt. Kleine Runden zahlen mehr pro Kopf, weil Anfahrt und Aufbau gleich bleiben. Und der Spielraum beim Verhandeln fehlt, weil statt fünf Angeboten nur zwei kommen.
Der Abend bleibt trotzdem im Rahmen. 75 € pro Kopf liegen unter dem Freibetrag der Betriebsveranstaltung von 110 € brutto pro Person, der für bis zu zwei Feiern im Jahr gilt. Welches Format welchen Preis hat, rechnet unser Beitrag zu Formaten und Preisen beim Catering zur Weihnachtsfeier vor.
6. Das Vorgehen in dieser Woche
Am Montag steht die Basis. Zahl der Gäste, Budget pro Kopf und drei mögliche Termine gehören auf ein Blatt. Ein Abend unter der Woche, ein Termin am Mittag, ein Termin im Januar. Ohne diese drei Zeilen bringt kein Anruf etwas.
Am Dienstag gehen die Anfragen raus, alle am selben Tag. Fünf bis acht Häuser, dazu zwei Caterer für die Variante im Büro. Die Mail nennt alle drei Termine und sagt klar, dass jeder davon passt. Diese Flexibilität ist der stärkste Hebel, den eine späte Anfrage hat.
Am Mittwoch und Donnerstag kommen die Antworten. Zwei Fragen zählen zuerst: Ist der Termin frei, und was kostet der Kopf inklusive Getränken. Alles Weitere lässt sich klären, wenn der Raum steht. Ein Angebot ohne festes Datum ist keines.
Am Freitag fällt die Wahl. Eine feste Zusage per Mail, eine Anzahlung, ein Termin für das Menü. Die restlichen Punkte stehen in unserer Checkliste für die Weihnachtsfeier. Für die Hauptstadt lässt sich passendes Catering zur Weihnachtsfeier in Berlin im selben Zug anfragen.
Feier im Büro statt gar keiner Feier
- Vorlauf von zehn bis vierzehn Tagen genügt
- Termin am Mittag oder unter der Woche
- Aufbau, Service und Abbau aus einer Hand
Fazit
Im November geht noch etwas, sobald der Wunschtermin fällt. Am Freitag im Kernfenster sind 5 Prozent der Räume frei, von Dienstag bis Donnerstag 35 Prozent und in der ersten Januarwoche 80 Prozent. Flexibilität beim Tag ersetzt den Vorlauf von vier bis sechs Monaten.
Beim Preis bleibt die späte Buchung im Rahmen. 40 bis 100 € pro Kopf brutto decken alle vier Formate ab, dazu 10 bis 20 Prozent Zuschlag bei sehr knappem Vorlauf. Gehen am Dienstag acht Anfragen mit drei Terminen raus, steht der Raum bis Freitag.
FAQ
Ist eine Weihnachtsfeier im November noch buchbar?
Ja, mit Abstrichen beim Termin. An einem Freitag im Kernfenster sind 5 Prozent der Locations frei, von Dienstag bis Donnerstag 35 Prozent und in der ersten Januarwoche 80 Prozent. Das Fenster selbst läuft vom 28. November bis 18. Dezember.
Welcher Termin hat kurzfristig die besten Chancen?
Der Mittwoch am Mittag mit 60 Prozent freien Räumen. Danach folgt die erste Januarwoche mit 80 Prozent. Ein Abend von Dienstag bis Donnerstag liegt mit 35 Prozent noch klar vor dem Freitag.
Was kostet eine Feier bei kurzfristiger Buchung?
Pro Kopf brutto 40 bis 100 €, je nach Format. Die Feier im Büro liegt bei 45 bis 75 €, das Restaurant mit eigenem Raum bei 60 bis 100 €, die Feier am Mittag bei 40 bis 70 € und das Winterfest im Januar bei 55 bis 95 €.
Wie viel Vorlauf braucht ein Caterer?
Zehn bis vierzehn Tage sind komfortabel. Darunter kommt ein Zuschlag für Express von 10 bis 20 Prozent dazu. Für Runden bis 30 Personen mit einem einfachen Buffet reichen auch wenige Tage.
Lohnt sich eine Feier erst im Januar?
Wenn im Dezember nichts mehr frei ist, ja. In der ersten Januarwoche sind 80 Prozent der Räume verfügbar, und der Preis pro Kopf liegt bei 55 bis 95 €. Der Termin fällt aus dem Fenster vom 28. November bis 18. Dezember, dafür ist die Auswahl offen.
Bleibt der Freibetrag bei einer späten Buchung erhalten?
Ja. Die Betriebsveranstaltung bleibt bei 110 € brutto pro Person, für bis zu zwei Feiern im Jahr. Ein Zuschlag für Express zählt in diese Summe hinein, deshalb gehört er vorab ins Angebot.
