Catering steuerlich absetzen: was Firmen 2026 beachten müssen
1. Zwei Fragen, die häufig vermischt werden
Bei Catering im Betrieb laufen zwei Fragen nebeneinander. Die erste betrifft die Firma und ihren Abzug als Betriebsausgabe. Die zweite betrifft das Team und den geldwerten Vorteil in der Abrechnung. Beide haben eigene Regeln und eigene Grenzen.
Dieser Beitrag klärt die erste Frage. Es geht um den Abzug beim Gewinn und um die Vorsteuer aus der Rechnung. Die Sicht der Lohnsteuer steht in unserem Beitrag zu den steuerfreien Benefits für das Team. Dort finden Sie die Grenzen pro Person und Monat.
Ein Beispiel macht den Unterschied klar. Eine Firma zahlt 900 € für ein Buffet zur Weihnachtsfeier mit 10 Personen. Als Betriebsausgabe sind die 900 € voll abziehbar. Beim Team bleiben 110 € brutto pro Kopf frei, hier also 90 € pro Person, damit liegt alles im Rahmen.
Die Trennung spart Ärger bei der Prüfung. Der Abzug beim Gewinn hängt am Beleg und am Anlass. Der geldwerte Vorteil hängt an der Person und an den Kosten pro Kopf. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung, der Einzelfall liegt bei Ihrer Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung.
2. Die Fälle im Überblick
Vier Fälle decken fast alles ab, was in Firmen an Essen anfällt. Der erste ist das Arbeitsessen im Betrieb, also Pizza für das Team bei einem langen Termin. Der zweite ist die Bewirtung von Geschäftspartnern, etwa ein Mittagessen mit Kunden. Der dritte ist die Betriebsveranstaltung, der vierte die laufende Verpflegung des Teams.
Das Arbeitsessen im Betrieb ist der einfachste Fall. Sitzt nur das eigene Team am Tisch, sind die Kosten voll abziehbar. Bleibt der Wert pro Person unter 60 €, gilt das Essen als Aufmerksamkeit und bleibt beim Team ohne Steuer. Der Anlass muss ein betrieblicher sein, etwa eine Besprechung über die Mittagszeit.
Die Bewirtung von Geschäftspartnern folgt eigenen Regeln. Sobald eine Person von außen am Tisch sitzt, greift der Abzug von 70 Prozent. Die restlichen 30 Prozent bleiben Aufwand ohne Wirkung auf die Steuer. Die Vorsteuer aus der Rechnung ist davon nicht berührt und bleibt voll abziehbar.
Die Betriebsveranstaltung ist der dritte Fall, also Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Jubiläum. Als Betriebsausgabe sind die Kosten voll abziehbar. Beim Team greift der Freibetrag von 110 € brutto pro Person, für bis zu zwei Feiern im Jahr. Was das für die Planung heißt, zeigt unser Beitrag zum Budget für Firmenevents.
Die laufende Verpflegung des Teams ist der vierte Fall. Lunch im Büro, Obst und Kaffee laufen voll in die Betriebsausgaben. Beim Team zählt dann der Sachbezugswert von 4,57 € pro Mittagessen. Die Modelle dazu stehen in unserem Guide zur Mitarbeiterverpflegung, die Rechnung pro Tag im Beitrag zum Essenszuschuss von 7,67 €.
3. Wie viel absetzbar ist
Der absetzbare Anteil hängt am Kreis der Personen am Tisch. Nur eigenes Team bedeutet vollen Abzug. Kommt eine Person von außen dazu, sinkt der Abzug auf 70 Prozent.
Grafik 1: Absetzbarer Anteil der Kosten als Betriebsausgabe, in Prozent. Bewirtung von Geschäftspartnern 70 Prozent, Arbeitsessen im Betrieb 100 Prozent, Betriebsveranstaltung 100 Prozent, laufende Verpflegung des Teams 100 Prozent. Die Vorsteuer bleibt in allen vier Fällen zu 100 Prozent abziehbar.
Ein Rechenbeispiel macht die 70 Prozent greifbar. Eine Rechnung über 238 € brutto enthält 200 € netto und 38 € Umsatzsteuer. Die 38 € holt die Firma als Vorsteuer voll zurück. Vom Netto von 200 € mindern 140 € den Gewinn, 60 € bleiben ohne Wirkung.
Die Vorsteuer ist der Punkt, den viele übersehen. Sie hängt nicht am Abzug von 70 Prozent, sondern an der ordentlichen Rechnung. Liegt eine Rechnung mit allen Pflichtangaben vor, geht die volle Umsatzsteuer zurück. Fehlt die Rechnung, ist auch die Vorsteuer weg.
Bei den anderen drei Fällen ist die Rechnung kürzer. Arbeitsessen, Betriebsveranstaltung und laufende Verpflegung mindern den Gewinn zu 100 Prozent. Wie sich die Kosten je Format verteilen, zeigt unsere Übersicht zu den Kosten für Firmencatering.
Bewirtung mit sauberem Beleg planen
- Rechnung auf die Firma, mit allen Pflichtangaben
- Positionen einzeln, damit der Abzug von 70 Prozent passt
- Preis pro Kopf netto klar ausgewiesen
- Beleg pro Termin für die Buchhaltung
4. Der Bewirtungsbeleg
Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern verlangt das Gesetz einen eigenen Nachweis. Die Rechnung allein reicht nicht. Es braucht sechs Angaben, und die müssen zeitnah auf den Beleg.
Grafik 2: Vom Essen bis zur Buchung in vier Schritten. Schritt 1 ist die Bewirtung selbst, der Anlass wird am selben Tag notiert. Schritt 2 ist die Rechnung vom Betrieb, maschinell erstellt und ab 250 € brutto mit dem Namen der Firma. Schritt 3 sind die sechs Angaben auf dem Beleg: Anlass, Teilnehmer, Ort, Datum, Höhe und Unterschrift. Schritt 4 ist die Buchung mit 70 Prozent Abzug und voller Vorsteuer.
Der Anlass muss konkret sein. Ein Wort wie Geschäftsessen reicht nicht. Die Prüfung will wissen, worum es ging, etwa die Abstimmung zum Angebot für das Sommerfest. Ein Satz genügt, er muss nur zum Termin passen.
Die Teilnehmer gehören namentlich auf den Beleg, auch die eigenen Leute. Eine Angabe wie fünf Personen aus dem Vertrieb reicht nicht. Bei großen Runden ab 15 Personen genügt die Zahl plus der Name der Gruppe, etwa der Betriebsrat. Der Gastgeber unterschreibt den Beleg selbst.
Ort, Datum und Höhe stehen meist schon auf der Rechnung. Trinkgeld gehört dazu und wird auf der Rechnung quittiert. Ab 250 € brutto muss der Name der Firma auf der Rechnung stehen. Darunter reicht eine Rechnung ohne Empfänger.
5. Die häufigsten Fehler
Der erste Fehler ist der fehlende Anlass. Ein leeres Feld auf dem Beleg kostet die 70 Prozent, weil der betriebliche Grund nicht belegt ist. Die Vorsteuer bleibt in diesem Fall bestehen, solange die Rechnung sauber ist.
Der zweite Fehler sind Teilnehmer ohne Namen. Eine Zahl allein genügt der Prüfung nicht. Die Liste braucht Vor- und Nachnamen, auf dem Beleg oder auf einem Blatt dazu. Fehlt sie, streicht die Prüfung den Abzug für den ganzen Termin.
Der dritte Fehler ist Trinkgeld ohne Beleg. 20 € in bar auf den Tisch gelegt sind steuerlich nicht vorhanden. Lassen Sie den Betrag auf der Rechnung quittieren, dann läuft er mit den 70 Prozent mit.
Der vierte Fehler betrifft die Betriebsveranstaltung. Liegen die Kosten pro Kopf über 110 € brutto, wird der Teil darüber beim Team steuerpflichtig. Bei 130 € pro Person sind das 20 €, die in die Abrechnung gehören oder pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Als Betriebsausgabe bleiben die vollen 130 € abziehbar.
Der fünfte Fehler ist die Rechnung auf eine Privatperson. Steht der Name einer Person statt der Firma auf dem Beleg, fällt die Vorsteuer weg. Ab 250 € brutto ist das ein harter Ausschluss. Prüfen Sie den Empfänger vor der Zahlung, wie in unserer Checkliste für Angebote beschrieben.
6. Sauber aufsetzen und anfragen
Drei Regeln halten den Aufwand klein. Erstens: ein fester Ort für Belege, digital und pro Termin. Zweitens: der Anlass wird am selben Tag notiert. Drittens: Rechnungen laufen immer auf die Firma, nie auf eine Person.
Beim Einkauf hilft eine klare Rechnung. Sie sollte Datum, Ort, Positionen und die Zahl der Personen zeigen. Bei einer Betriebsveranstaltung gehören alle Posten auf ein Angebot, also Essen, Getränke, Personal und Technik. So steht der Wert pro Kopf ohne Nachrechnen fest.
Für die laufende Verpflegung reicht eine Sammelrechnung pro Monat, wenn die Liefertage darauf stehen. Für die Bewirtung von Geschäftspartnern braucht jeder Termin einen eigenen Beleg. Passende Formate für beides finden Sie in unserem Business-Catering.
Der Rest ist eine Frage der Routine. Sind die sechs Angaben einmal als Vorlage hinterlegt, dauert der Beleg zwei Minuten. Für den Einzelfall bleibt Ihre Steuerberatung zuständig, gerade bei gemischten Runden aus Team und Gästen.
Betriebsveranstaltung im Rahmen von 110 €
- Angebot mit allen Posten brutto pro Person
- Formate für bis zu zwei Feiern im Jahr
- Zahl der Gäste im Angebot dokumentiert
Fazit
Für die Firma ist die Rechnung kurz. Arbeitsessen, Betriebsveranstaltung und laufende Verpflegung mindern den Gewinn zu 100 Prozent. Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern sind es 70 Prozent, die Vorsteuer bleibt in allen Fällen voll abziehbar.
Beim Team gelten eigene Grenzen: 110 € brutto pro Person für bis zu zwei Feiern im Jahr, 60 € für eine Mahlzeit aus besonderem Anlass und 4,57 € als Sachbezugswert pro Mittagessen. Wer die sechs Angaben auf dem Bewirtungsbeleg führt, hält den Abzug von 70 Prozent auch nach einer Prüfung.
FAQ
Wie viel Catering kann eine Firma steuerlich absetzen?
Arbeitsessen im Betrieb, Betriebsveranstaltungen und die laufende Verpflegung des Teams sind zu 100 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar. Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern sind es 70 Prozent der Kosten. Die Vorsteuer bleibt in beiden Fällen voll abziehbar.
Was gehört auf einen Bewirtungsbeleg?
Sechs Angaben: Anlass, Teilnehmer mit Namen, Ort, Datum, Höhe der Kosten und die Unterschrift des Gastgebers. Ort, Datum und Höhe stehen meist schon auf der Rechnung. Anlass, Teilnehmer und Unterschrift kommen von Ihnen.
Warum sind nur 70 Prozent der Bewirtung absetzbar?
Das Gesetz setzt bei der Bewirtung von Geschäftspartnern einen privaten Anteil von 30 Prozent an. Diese 30 Prozent mindern den Gewinn nicht. Bei einer Rechnung über 200 € netto sind das 140 € Abzug und 60 € ohne Wirkung.
Ist die Vorsteuer bei Bewirtung voll abziehbar?
Ja, die Umsatzsteuer aus der Rechnung geht zu 100 Prozent zurück, auch wenn nur 70 Prozent den Gewinn mindern. Bedingung ist eine Rechnung mit allen Pflichtangaben. Ab 250 € brutto muss der Name der Firma darauf stehen.
Wie wird eine Betriebsveranstaltung gebucht?
Die Kosten sind als Betriebsausgabe voll abziehbar. Beim Team bleiben 110 € brutto pro Person frei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Der Teil darüber gehört in die Abrechnung oder wird pauschal mit 25 Prozent versteuert.
Zählt Kaffee im Büro als absetzbares Catering?
Getränke und kleine Snacks im Betrieb laufen voll in die Betriebsausgaben und bleiben beim Team ohne Steuer. Bei einer vollen Mahlzeit greift der Sachbezugswert von 4,57 €. Ab 60 € pro Mahlzeit endet die Aufmerksamkeit.
